Die Digitalisierung prägt zunehmend alle Bereiche unseres ­Lebens – von der Kommunikation über die Gestaltung von Arbeitsprozessen bis hin zur Verwaltung öffentlicher und privater Institutionen. Im Gesundheitswesen wird die digitale Transformation mit großen Schritten vorangetrieben, sodass es auch zu einer immer enger werdenden Vernetzung im medizinischen Alltag kommt. Digitale Lösungen bieten gerade ärztlichen Selbstverwaltungseinrichtungen wie den Landesärztekammern außerordentliche Chancen, die eigenen Prozesse durch den Aufbau digitaler administrativer Strukturen zukunftsorientiert und nutzerfreundlich zu gestalten. Auf diesen Weg hat sich die Bayerische Landesärztekammer (BLÄK) mit dem Programm BLÄK 2028 gemacht.

Eine umfassende Transformation der BLÄK ist dabei nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern eine dringende Notwendigkeit, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Viele Prozesse sind derzeit noch mit erheblichem bürokratischen Aufwand verbunden – für die Verwaltung der BLÄK selbst ebenso wie für deren Mitglieder. Lange Bearbeitungszeiten, ­komplizierte Antragsverfahren und eine oft unzureichende digitale Infrastruktur erschweren die Arbeit der Ärztinnen und Ärzte und binden wertvolle Zeit, die in der Patientenversorgung besser genutzt werden könnte. Die Modernisierung und Digitalisierung der BLÄK bietet daher zahlreiche Vorteile: Sie vereinfacht Abläufe, ­reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine transparentere, schnellere und sicherere Kommunikation zwischen der BLÄK und ihren Mitgliedern.

Die BLÄK unterzieht sich einem umfangreichen Modernisierungsprogramm, welches das Ziel verfolgt, durch die Digitalisierung interner ­Arbeitsprozesse (wo notwendig), dem Einführen moderner Kommunikationsplattformen, der kontinuierlichen Investition in die Verbesserung und Beschleunigung interner Prozesse, die Erhöhung der Transparenz über den Bearbeitungsstand sowie der Weiterentwicklung der Organisationskultur ihren Aufgaben, unter anderem in den Bereichen Weiterbildung, Fortbildung, ­Berufsordnung und Politikberatung bestmöglich nachzukommen.

Warum Digitalisierung Geld kostet – und warum sich diese Investition lohnt

Die Einführung digitaler Verwaltungsprozesse bei der BLÄK ist jedoch mit Kosten verbunden. Diese resultieren nicht nur aus der Anschaffung neuer IT-Systeme, sondern auch aus der Notwendigkeit, bestehende Strukturen zu überarbeiten, Mitarbeitende zu schulen und höchste Sicherheitsstandards einzuhalten. Besonders der Datenschutz und die -sicherheit spielen eine zentrale Rolle, da die BLÄK mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitet – darunter Mitgliedsinformationen, Weiterbildungsnachweise und berufsrechtliche Dokumentationen.

Ein erheblicher Teil der Investitionen fließen daher neben der Durchführung von unterstützenden Maßnahmen insbesondere auch in die Planung und Umsetzung der Teilprojekte der Transformations-Roadmap.

Die Teilprojekte umfassen unter anderem:

•    Die Ausweitung der Elektronischen Akte ersetzt die papierbasierte Dokumentationen, ermöglicht eine schnelle und sichere Speicherung relevanter Informationen und optimiert zahlreiche Verwaltungsprozesse.

•    Die Einführung der Stammdaten- und Vorgangsverwaltung ermöglicht eine zentrale, sichere und stets aktuelle Erfassung von Mitgliedsdaten, beschleunigt Bearbeitungsprozesse, reduziert Fehlerquellen, verbessert die Nachvollziehbarkeit von Anträgen und erleichtert die Kommunikation zwischen Ärztekammer und Mitgliedern erheblich.

•    Die Optimierung der Prozesse steigert die Effizienz, reduziert administrative Aufwände, minimiert Fehlerquellen, beschleunigt Abläufe und verbessert die Servicequalität für Ärztinnen und Ärzte durch transparente und automatisierte Verfahren.

•    Die Modernisierung der Webseiten sorgt für eine benutzerfreundlichere Navigation, bessere mobile Erreichbarkeit, schnelleren Zugriff auf relevante Informationen und ­optimierte Onlineservices, wodurch Ärztinnen und Ärzte Verwaltungsaufgaben effizienter erledigen können.

•    Die Modernisierung des Mitgliederportals ermöglicht eine intuitive Bedienung, schnelleren Zugriff auf persönliche Daten und Dokumente, verbesserte Selbstverwaltung, ­sichere Kommunikation mit der Kammer und eine effizientere Abwicklung von
Anträgen und Fortbildungsnachweisen.

•    Digitales Arbeiten ermöglicht ortsunabhängiges, sicheres und kollaboratives Arbeiten, optimiert Arbeitsprozesse, reduziert IT-Wartungsaufwand und steigert die Effizienz in der Verwaltung der Ärztekammer.

Diese Investitionen sorgen nicht nur für mehr Effizienz innerhalb der BLÄK, sondern bieten insbesondere den Ärztinnen und Ärzten erhebliche Vorteile.

Abbildung 1: „BLÄK 2028 – Fit für die Zukunft“

Was leistet die BLÄK für Ärztinnen und Ärzte?

Die Modernisierung der BLÄK bedeutet für Ärztinnen und Ärzte eine Entlastung im beruflichen Alltag. Viele Verwaltungsprozesse, die bislang zeitaufwendig und papierbasiert ablaufen, sollen künftig online erledigt werden – schneller, unkomplizierter und unabhängig von Bürozeiten.

1. Weniger Bürokratie – mehr Zeit für Patientinnen und Patienten

Die ärztliche Tätigkeit ist durch eine Vielzahl administrativer Aufgaben geprägt: Fortbildungsnachweise müssen eingereicht, Mitgliedsbeiträge verwaltet und Anträge für Qualifikationen gestellt werden. In der analogen Verwaltung bedeutet dies häufig, Formulare auszufüllen, Dokumente per Post zu versenden und lange Bearbeitungszeiten in Kauf zu nehmen. Durch digitale Prozesse werden diese Abläufe erheblich beschleunigt. Fortbildungszertifikate können beispielsweise direkt über ein Online-Portal hochgeladen und automatisiert geprüft werden, sodass der gesamte Prozess in wenigen Minuten statt in mehreren Wochen abgeschlossen ist.

2. Verbesserte Kommunikation mit der Ärztekammer

Bislang ist die Kommunikation mit der BLÄK für viele Mitglieder umständlich. Telefonische Anfragen oder schriftliche Korrespondenz bedeuten Wartezeiten und oft fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstand. Digitale Plattformen ­ermöglichen eine direkte und schnelle Kommunikation – sei es durch ein Mitgliederportal mit einer Chat- oder Ticket-Funktion oder durch automatisierte Status-Updates zu laufenden Anträgen.

3. Mehr Transparenz und Kontrolle über Mitgliedsdaten

Bisher mussten Änderungen von Mitgliedsdaten – etwa neue Adressen oder Facharztanerkennungen – oft schriftlich mitgeteilt werden. Digitale Mitgliederportale ermöglichen es Ärztinnen und Ärzten, ihre Daten jederzeit selbstständig zu aktualisieren und wichtige Dokumente wie Mitgliedsbescheinigungen oder Zahlungsnachweise jederzeit abzurufen.

4. Perspektiven der Digitalisierung

Die Einführung digitaler Prozesse ist eine ­Investition, die Zeit erfordert, jedoch mittel- und langfristig zu Einsparungen führen wird. Weniger Papierverbrauch, reduzierte Portokosten und effizientere Arbeitsprozesse bedeuten, dass Verwaltungsaufgaben mit weniger personellem und finanziellem Aufwand erledigt werden können. Davon profitieren die BLÄK-Mitglieder, da Ressourcen künftig gezielter für wichtige Serviceleistungen genutzt werden können.

Digitalisierung und Servicequalität: Unsere Schwerpunkte für 2025

Um unsere Transformationsinitiativen strukturiert und effizient umzusetzen, haben wir eine „Transformations-Roadmap“ entwickelt. In diesem Fahrplan bündeln wir alle wesentlichen Projekte und Schwerpunkte, um eine klare, nachvollziehbare und zielgerichtete Umsetzung zu gewährleisten. Die Roadmap dient als Leitfaden für die sukzessive Umsetzung unserer Maßnahmen – von der Modernisierung des Internetauftritts und des Mitgliederportals über die Digitalisierung von ärztlichen Fort- und Weiterbildungsprozessen bis hin zur Optimierung der IT-Sicherheit. Durch diesen strukturierten Ansatz stellen wir sicher, dass alle geplanten Maßnahmen effizient, ressourcenschonend und mit maximalem Nutzen für unsere Mitglieder realisiert werden.

Abbildung 2: BLÄK 2028: Transformationsinitiative

 

Abbildung 3: BLÄK 2028: Transformations-Roadmap

Ein zentraler Schwerpunkt unserer digitalen Strategie im Jahr 2025 ist die umfassende Neugestaltung unseres Internetauftritts sowie die schrittweise Weiterentwicklung des Mitgliederportals. Unser Ziel ist es, den Zugang zu wichtigen Informationen der Ärztekammer so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten und gleichzeitig unseren Mitgliedern eine optimierte Servicequalität zu bieten. Wir möchten sicherstellen, dass unsere digitalen Angebote modern, übersichtlich und effizient sind – sowohl für die tägliche Nutzung als auch für langfristige Verwaltungsprozesse.

Ein modernes Webdesign für eine bessere Nutzererfahrung

Unsere Webseite ist für viele Ärztinnen und Ärzte die erste Anlaufstelle, wenn es um Informationen, Antragsprozesse oder Fortbildungsangebote geht. Daher haben wir uns zum Ziel gesetzt, unseren Internetauftritt vollständig zu überarbeiten und technisch wie inhaltlich auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei legen wir besonderen Wert auf eine benutzerfreundliche Struktur, klare Navigationselemente und eine verbesserte Suchfunktion, die es den Mitgliedern ermöglicht, schnell und unkompliziert die gewünschten Informationen zu finden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des neuen Designs ist die optimale Darstellung unserer Inhalte auf verschiedenen Endgeräten. Egal, ob unsere Mitglieder einen Desktop-PC, ein Tablet oder ein Smartphone nutzen – die Webseite soll stets eine einwandfreie Darstellung und Bedienbarkeit bieten. Durch eine gezielte Optimierung für mobile Geräte wird es Ärztinnen und Ärzten erleichtert, auch unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen, Anträge zu stellen oder sich mit der Kammer in Verbindung zu setzen.

Weiterentwicklung des Mitgliederportals – Mehr digitale Services für unsere Mitglieder

Neben der Neugestaltung der Webseite steht die technologische Modernisierung des Mitgliederportals ganz oben auf unserer Agenda für 2025. Wir werden die zugrundeliegende Plattform weiterentwickeln und mit modernen Technologien ausstatten, um eine stabile, sichere und zukunftsfähige Basis für den weiteren Ausbau digitaler Services zu schaffen. Unser Zielbild ist klar: Mitglieder sollen ihre persönlichen Daten schneller finden, ihre Anliegen unkompliziert online bearbeiten und jederzeit den aktuellen Stand ihrer Anträge einsehen können. Dadurch wird nicht nur die Interaktion mit der Kammer effizienter, sondern auch die Bearbeitung von Anträgen beschleunigt, sodass lange Wartezeiten und unnötiger Schriftverkehr reduziert werden.

Verbesserungen in der Fort- und Weiterbildung

Ein zentrales Element der digitalen Transformation ist die Weiterentwicklung unserer Fort- und Weiterbildungsangebote. Wir planen die Einführung eines speziellen Fortbildungsportals, über das Seminare der Kammer schnell und unkompliziert online gebucht werden können. Dies wird es Ärztinnen und Ärzten ermöglichen, sich bequem über aktuelle Fortbildungsangebote zu informieren, sich direkt anzumelden und alle relevanten Informationen gebündelt an einem Ort abzurufen.

Auch in der ärztlichen Weiterbildung arbeiten wir an digitalen Lösungen, um Verwaltungsprozesse zu optimieren. Ein Beispiel dafür ist die Digitalisierung der Antragsstrecke zur Weiterbildungsbefugnis, die bislang mit hohem büro­kratischem Aufwand verbunden war. Durch eine digitale Antragstellung wird der gesamte Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt. Zusätzlich erneuern wir die Software für die interne Bearbeitung von Anträgen zur Zulassung zu Weiterbildungsprüfungen, sodass sowohl Antragstellerinnen und Antragsteller als auch die Verwaltung von effizienteren Abläufen profitieren.

Neue digitale Lösungen für die MFA-Ausbildung

Nicht nur Ärztinnen und Ärzte, sondern auch medizinische Fachangestellte (MFA) profitieren von unserer Digitalisierungsoffensive. Aktuell führen wir ein neues Onlineportal ein, das den gesamten administrativen Ablauf rund um die MFA-Ausbildung digital abbildet. Sowohl ausbildende Ärztinnen und Ärzte als auch die Auszubildenden selbst werden dadurch in der Lage sein, sämtliche erforderlichen Dokumente – von Ausbildungsverträgen bis hin zu Nachweisen über erbrachte Leistungen – schnell und sicher online an die Kammer zu übermitteln. Dies reduziert nicht nur den bürokratischen Aufwand für alle Beteiligten, sondern ermöglicht auch eine deutlich effizientere Bearbeitung durch die Kammer. Insbesondere die Bearbeitungszeit für eingereichte Unterlagen kann durch die Automatisierung vieler Prozesse erheblich verkürzt werden, was allen Beteiligten zugutekommt.

Fazit: Transformation als Chance für eine zukunftsfähige BLÄK 

Die Transformation der BLÄK ist weit mehr als eine technologische Umstellung – sie ist ein entscheidender Schritt in Richtung einer modernen, effizienten und serviceorientierten Selbstverwaltung. Durch digitale Prozesse werden bürokratische Hürden abgebaut, die Kommunikation zwischen Kammer und Mitgliedern verbessert und die tägliche Arbeit von Ärztinnen und Ärzten spürbar erleichtert. Die notwendigen Investitionen in IT-Sicherheit, digitale Serviceportale und moderne Kommunikationswege zahlen sich langfristig aus, da sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch den Service für die Mitglieder erheblich verbessern.

Die Ärzteschaft profitiert von schlankeren Prozessen und schnelleren Bearbeitungszeiten – und kann sich dadurch stärker auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren: die bestmögliche medizinische Versorgung ihrer Patientinnen und Patienten.

Andreas Hübner (Capgemini) und Frank Dollendorf (BLÄK)